近年、メンタルヘルス不調による休職は増加の一途を辿っております。従業員から、突然「休職したい」と診断書を提出されて「どう声をかければいいか、分からなかった」「引き継ぎや手続きで混乱した」と仰る経営者や総務（人事）担当者は少なくありません。
休職対応において最も重要なことは「初期対応」です。その後の経過やトラブルの有無を左右します。本記事では、メンタルヘルス不調による休職発生時に、会社が取るべき初期対応、よくあるトラブル及びその回避策について、産業医の視点から解説します。
休職発生時に、行うべき「初期対応」5ステップ
従業員から休職の申し出があった際に、行うべき基本手順です。
① 診断書の受領（就業規則、休職規定及び雇用契約書の内容確認）
まずは、主治医の「診断書」を受け取り、「病名及び休職が必要な期間等」を確認します。次に、自社の就業規則、休職規定（上限期間、休職期間の手当、提出書類の期限等）及び雇用契約書の内容を確認し、本人へ説明する準備を整えます。
この段階でメンタルヘルス不調対応に明るい「専門家（産業医、社労士、弁護士等）」と適切に連携できると、不要なトラブルを回避できます。
② 産業医面談の実施（状況の総合的評価・記録、及び対応の勘案）
主治医による診断書は主に本人の主訴に基づき作成される為、労働環境や実務の負担感が正確に反映されているとは限りません。産業医面談を実施し、また会社側からも話を聞き取り、医学的見地、職務実態、本人及び周囲の認識等、それぞれの視点から状況を客観的かつ総合的に評価・記録しておくことは、その後の対応を考える上で非常に重要です。
③ 休職制度の説明と記録（金銭に関する話を含む）
休職者は、心身ともに大変なで説明された内容を普段同様に覚えておくことも難しいことも多い為、「休職の上限期間、休職期間の手当、提出書類の期限」等の休職制度の説明については、書面を用いて丁寧に説明し、また、その記録を残しておくことが重要です。
「金銭」に関する話は、特に下記内容についての説明が必要となります。
健康保険の「傷病手当金」の申請手続きと受給条件
休職期間の「社会保険料」自己負担分の支払い方法
休職期間の「給与制度」（有給か無給か）
④ 休職中の連絡ルールの策定
「放置された（見捨てられた）」「頻繁な連絡で、休まらない」という両極端のトラブルを防ぐ為、休職開始前に連絡ルールを明確化します。
連絡窓口：直属の上司ではなく、総務・人事担当者に一本化する。
連絡手段：メールやビデオ通話等、適宜相談のうえで決定する。
連絡頻度：「月1回程度」等、あらかじめ双方で合意しておく。
⑤ 部署内への情報配慮と業務引き継ぎ
プライバシー保護の観点から、病名等の詳細情報は、原則として部署内に開示しません。「体調不良による療養」等最小限の共有までにとどめ、本人の負担にならない範囲内で、最低限の引き継ぎを行い、業務の穴埋め体制を整えます。
現場で発生しやすい休職「トラブル」と回避策
現場で頻発する休職トラブルと、その回避策を紹介します。
事例1：「休職中の連絡」をめぐる感情的対立
▼トラブル
直属の上司が、心配な気持ちから頻繁に進捗確認をして、「追い詰められた」と被害感情を抱かれる。あるいは全く連絡がなく、「見捨てられた」と会社不信に陥る。
▼産業医の見解
メンタルヘルス不調時は、通常時よりも、色々なことに過敏になりやすくなっております。また、直属の上司からの連絡は「強い負担（ストレス）」になりえます。
▼トラブル回避策
連絡窓口は、総務（人事）に一本化する。
連絡手段は、メールやビデオ通話等、適宜相談のうえで決定する。
「◯月◯日に連絡」と、あらかじめ日時を調整しておく。
事例2：「リハビリ出社」をめぐる労災・給与問題
▼トラブル
現場の善意から、正式な制度がないまま「まずは午前中だけ」とリハビリ出社をさせてしまう。この曖昧なスタートが、通勤時の怪我への労災適用の可否や、給与発生の有無等に関するトラブルに発展する。
▼産業医の見解
現場判断で動く前に、会社として条件を整えることが重要です。
▼トラブル回避策
「リハビリ出社制度」を認める場合は明文化し、就業規則等に規定しておく。
「リハビリ出社」実施前に「賃金の有無や労災の扱い」等を説明し、必ず書面で「本人の理解と同意」を得る。
事例3：「休職期間満了」をめぐる不当解雇トラブル
▼トラブル
休職期間が満了しても復職できず「自然退職」処理をしたところ、後日「規定を知らされていなかった」「治る見込みがあった」と不当解雇として裁判を起こされる。
▼産業医の見解
出口（満了時）で揉める原因の多くは、実は入口（入社時や休職開始時）での説明不足にあります。「復職できず休職期間満了＝退職」を成立させるには、就業規則への明記だけでなく、事前の確実な周知と同意が必要となります。
▼トラブル回避策
入社時や休職開始時に、休職規定と休職期間満了時の取り扱い等について、適切に説明を行ったうえで同意を取得し、記録を残す。
休職中も定期的に産業医面談等を行い、心身の状況を客観的に記録する。
（満了日が近づいてから焦るのではなく）余裕を持って、産業医面談を含めた復職に向けた評価・対応を計画的に実施する。
経営者・総務（人事）が「平時から」すべき準備
適切なメンタルヘルス不調対応を行う為には、平時からの体制づくりが不可欠です。
就業規則・休職規定等の専門家による確認（必要時、適宜改訂）
休職トラブルの多くは「ルールの曖昧さ・不備」に起因します。社労士・弁護士・産業医等の「専門家の確認」を入れておきましょう。
休職の開始要件と必要書類
休職期間の上限（勤続年数に応じた設定等）
休職中の給与・手当の有無、社会保険料の扱い
復職場所（元の職場への復帰か、代替業務か）と決定プロセス
休職期間満了時（復職不可の場合）の退職・解雇規定
労務管理・対応記録（エビデンス）の保管
トラブルの発生時に会社を守る鍵は「客観的記録」です。面談記録、メール、各種書類の控え等の資料は必ず保管してください。「言った・言わない」の不毛な争いを避ける為にも可能であれば音声記録等を残すことも有用です。
初期対応と、「専門家」との連携が組織を守る鍵
メンタルヘルス不調による休職への対応は、「初期対応」が非常に重要です。本記事の記載内容を参考にご対応いただければと存じますが、非常に専門的かつ、専門家に頼らず独力で対応しようとすると、経営者・総務（人事）にとって実務的にも心理的にも大きな負担になること。事態が進めば進む程、取れる選択肢が限られること。トラブルになった際には「いつから、専門家と連携したか」自体が重要になること。
そして、「本当に適切な初期対応」を行う為には就業規則、休職規定、雇用契約書等の内容が重要になる為、「信頼できる専門家（産業医・社労士・弁護士等）」と、「平時から適宜連携」しておくことが重要です。
株式会社最善堂
代表取締役 小島 貴行
産業医／医学博士
健康経営エキスパートアドバイザー
奈良県出身。大阪大学医学部卒業。循環器内科での臨床・研究および終末期対応含む訪問診療を経験後、産業医として活動。
数十以上の中小企業の嘱託産業医、東証プライム上場企業の専属産業医等歴任後、より多くの人の役に立つため、最善堂設立。
