契約書が「集まらない」「期限が追えない」
社長
先生、うちは店舗が5つに増えて、在宅のスタッフも雇い始めたんですが、雇用契約書の回収が追いつきません。郵送しても返ってこない、店長預かりのまま行方不明…なんてことも。
社労士
多店舗展開と在宅勤務、どちらも「本人と対面できない」のが悩みの種ですね。しかも有期契約のアルバイトさんは、更新のたびに同じ作業が発生します。
社長
そうなんです。契約期間が切れているのに働き続けている子がいて、ヒヤッとしました。
社労士
契約更新の手続き漏れは、労働条件の明示義務違反や、意図しない黙示の更新につながるリスクがあります。通算5年を超えると無期転換申込権も発生しますから、期間管理は経営リスクの管理そのものですよ。
解決策は「クラウド型の雇用契約システム」
社労士
実は、労働条件通知は2019年4月から電子交付が認められています。今はクラウド上で契約書の作成から締結、期間管理まで完結できるサービスがあるんです。
社長
スマホしか持っていないアルバイトさんでも使えますか?
社労士
使えます。メールやSMSでURLを送り、本人はスマホで内容を確認して同意ボタンを押すだけ。印刷も郵送も不要で、在宅スタッフも各店舗のスタッフも同じ流れで締結できます。
■ 雇用契約クラウドe-muの主な機能
電子サイン:パソコンやスマホの専用アプリでサイン完結・郵送コストゼロ・締結状況を一覧で見える化
テンプレート管理:2024年4月改正で追加された「就業場所・業務の変更の範囲」「更新上限」「無期転換」の明示にも対応した書式を全店舗で統一
契約期間アラート:満了前に自動通知し、更新漏れ・無期転換の見落としを防止
一元管理:店舗・雇用形態ごとに契約書をクラウドで検索・保管
社長
書式の統一もできるのはありがたい。店舗ごとに古い様式を使い回していたので…。
社労士
当事務所が導入している「e-mu(エミュー)」のようなクラウドサービスなら、社労士が最新の法改正に合わせた書式で運用をサポートできます。契約業務を仕組み化して、社長は本業に集中しましょう。
社長
更新の3か月前にアラートが来れば、面談や条件の見直しも余裕を持ってできそうですね。さっそく検討してみます。
※労働条件通知の電子交付は労働者本人が希望した場合に認められます。導入時は同意取得の運用設計も含めて、お近くの社会保険労務士にご相談ください。
